A private equity digitization horror story

私募基金数字化道路的险峻历程 – 及如何策划一个美好的结局

数字化变革正为现代私募基金管理人提供巨大的竞争优势,转型成功的领军者已经利用新数字技术在同业中脱颖而出—— 然而数字化变革的过程和结果往往好坏参半。

以我之前作为投资人的经历来看,我见过各种各样的数字化转型历程。 相信对于成功的私募和风投基金管理者们来说,接下来的场景会有些似曾相识 —— 一个关于“在选择私募系统时,如果没有全局思考会发生什么?”的警示故事。

数字化转型:私募基金的险峻历程

假想您是一家著名私募基金新任首席财务官,并刚刚完成第三只基金的募资。 团队已经迅速采取行动:寻找投资标的、发出缴资通知、利用最原始的工具和最现成的系统环境搭建起一个报告和会计记账流程。

这种工作模式往往是将几份Excel, PowerPoint或是PDF文档拼凑在一起,并通过邮件往来或是短信、微信发送。也许短期内,这是个不错的方法;但随着时间的推移,投资数量增加、运营复杂性变大、部门的人手扩张、投资架构的复杂化、以及投资人分配比例的改变,沿用这种陈旧的工作方式会大幅增加运营风险和管理成本。很快,基金的运营效率也会大幅降低,导致运营团队和投资者们对这种零碎的工作方式愈加失望和不满。

此时,投资者们通常会建议把业务外包给第三方基金行政会计管理人;而所有人都赞成这种既提高效率又降低财务团队负担的想法 —— 第三方基金行政会计管理人应声入场。

同时,合伙人们决定启用现代信息技术来提高运营效率、并更符合投资人尽调的预期 —— 一位负责采购软件的IT经理应运而生。

这位IT经理细致梳理了从前台到中台乃至后台的工作流程,详细准备了该基金公司端到端的运营流程图,仔细归纳好系统需求之后,终于启动了系统采购流程。

一套集成办公流程管理自动化的OA系统或ERP系统采购完成后,各个团队便纷纷开始新系统的落地使用。然而他们很快就发现,各个部门由于职能和需求不同,都各自需要一套为自己量身定做的系统。

  • 交易团队采购了一个项目流程管理系统,用于追踪潜在交易。
  • 投后团队定制了一个投后管理系统,用于记录及跟踪被投资公司业绩。
  • 财务团队上线了一个财务会计软件,用于账务记账。
  • IT团队采购了一个投资人CRM以及虚拟数据库,用于投资者关系管理。

不同部门的多个系统直接导致基金运营数据变得更孤岛化、更碎片化,并暴露出了大量的数据管理问题:

  • 数据之间毫无联动:部门需要在各自的系统上导出数据、线下手动传送至另一个部门再予以合并、筛选、分析。这不仅是一项低附加值、高耗时的工作,而且在传递过程中产生错误的可能性成倍增加;
  • 用户配置的灵活度极低:系统和数据架构不够灵活,无法快速跟上日新月异的业务需求。例如,投资者关系部门无法同步跟踪新的投资组合信息;
  • 各个基金管理数据仅以单个基金的形式独立保存;
  • 这些系统无法生成跨基金数据的综合分析。

种种缺陷意味着团队迟早会返回Excel的怀抱,新系统会被弃置为单纯的数据沉淀和存储库,并终将被团队放弃。

这个看起来计划周详的软件采购以及系统实施已演变成了一场噩梦。

哪里出了问题?

虽然每个部门各自的需求都得到了及时的满足,但由于缺乏整体大局观,导致不同阶段实施的解决方案出现脱节。

事实上,这家私募基金投入了大量的时间和金钱,在更换一套又一套效率低下的工具和系统后,又重返起点。在这个时候,他们才意识到基金运营的核心问题依旧没有得到有效解决。同时基金也错过了成长机会,其客户的信心也大幅下降。

遗憾的是,上述案例在私募领域绝非特例。具有讽刺意味的是,在我们这个行业,私募基金的目标是通过提高运营效率,帮助被投资公司转型增值,但普通合伙人往往忽视了在自己基金的运营中的改革转型。时至今日依然有许多运营超过十年的私募基金依靠拼凑Excel表格进行数据管理。是时候改变了。

如何正确实现数字化转型

对于私募行业基础数据系统长期存在的低效问题,其实有一种更好的解决方法。首要的是规避已知的陷阱。

我为私募行业管理者们归纳了以下四项需要规避的思维误区,为希望数字化运营的从业者提供参考:

数字化转型过程中要避免的四个常见陷阱

1. 将IT技术落地视为一次性独立项目来完成

数字化转型不是一个一次性解决就能从待办事项中划掉的事情。为了应对不断变化的需求,它需要不断改进和升级。在构建基础架构时,需要考虑其可拓展性,以便在快速变化的行业(和世界)中保持良好的灵活度和动态调节能力。无论是第三方供应商量身定制的系统或是内部自主研发的系统,经常都会因为灵活性出现问题:因为这些系统旨在解决眼前的问题,缺乏将最重要的可延展性和可变化性纳入搭建基础架构的考量。

2. 相信外包是解决所有问题的万全之策

有的私募基金会聘用第三方外包服务进行其基金的运营、财务记账和投资组合监控管理。虽然外包服务能解放团队的一部分工作,但实际上纯外包的模式更容易发生工作失误,因为服务提供商往往也是线下手动数据整理、大量依赖Excel,或是仰赖非自主拥有的第三方老旧系统等。

鉴于数据是私募基金运营最关键和最有价值的资产,私募基金掌握核心数据动向无疑会使其运营更有优势。这可以通过一套数据管理软件去配合现有工作流,无缝连接和集中来自不同格式的第三方源的信息,以促进更好的内部数据控制、集成、使用和深入挖掘。

3. 将典型的ERP系统视为唯一的解决方案

ERP系统的确为企业带来了巨大的优势。它推进日常业务如流程审批、法律合规和风险管理的顺利进行,由此企业可把控整体业务流程。然而,该系统所缺失的则是处理数据流中出现的难题,以及私募投资经理藉由数据洞察来获取业务上的数据分析。对于这些企业来说,ERP系统和现代私募专属解决方案应该协同运作,各自独立执行其业务上的重要功能。

4. 过快的自动化

通常,私募基金公司在自动化运营的实施上会急于求成,一时兴起期望在最短的时间内使一切事务均实现自动化,然而这势必带来一些问题。优先考虑自动化最核心的关键业务才是更有效的解决方案。最佳工作流程是先让部分团队人员使用数字化、自动化的流程,其它人员待命。由参与数字化、自动化流程的人员进行有效性的评估,反馈问题并形成有效数据闭环。

成功数字化转型的四大秘诀

真正实现数字转型能够确保私募基金可以随时满足投资者日益增长的要求 —— 提供丰厚的回报、实时数据信息、更高的透明度和更详细的数据颗粒度 —— 帮助投资人进行更灵活的数据分析和深层次挖掘。随着数字革命的发展,投资者对各个私募基金的评判将越来越多的聚焦在数字化科技的应用上。那些还在使用过时软件的公司将逐渐被淘汰,取而代之的则是那些可以为投资人提供一个更友好、更直观透明和更有个性化报告能力的基金公司。

希望赢得这场数字化博弈的基金公司,欢迎参考以下四点我的建议:

1. 技术决策即商业决策

在这个崭新的数字化纪元中,技术决策就是商业决策。数据的所有权至关重要。在界定何为关键数据,如何存储(无论是内部管理或外包)这些关键数据,数据在内部、不同系统和各个部门之间如何运转,以及最终流向外部投资者时,都需要经过深思熟虑。

2. 构建整体数字化管理蓝图

拟定数字化管理战略蓝图 —— 在解决当前部分环节痛点外,如何一步步提升达到理想的全数字化管理模式(如从投后管理打穿数据归纳关联到投资人敞口、从数据孤岛到集成的数据运转、从单只基金到多只多币种基金数据汇总等)。这份蓝图需要清楚地确定几个关键目标的优先级,并由短期成果来增加数字化变革的驱动力。

3.选择恰当的合作伙伴

您可以参考以下几点关键问题,助您找到恰当的合作伙伴:

  • IT合作伙伴是否深入了解私募运营,可以提供一个贴身的解决方案?
  • 是否在该地区有同类基金的成功案例?
  • 可以提供何种程度的数据颗粒度?
  • 系统是否具有灵活的配置功能,可以适应不断变化的需求?
  • 是否定期进行更新?
  • 系统是否拥有现代化的API平台,可以与当前和未来的系统无缝集成?

4. 致力于不断改进

如果软件和系统没有持续改进发展,则如逆水行舟、不进则退,终将淘汰于数字化世界的洪流中。您的IT解决方案需要成为您基金公司和日常业务中的一部分,与您的基金齐头并进,不懈地进化。评估、改进和投资是一项持续的挑战,需要持之以恒的自律自查。

数字化对于所有私募基金未来的成功都至关重要。当然,开启数字化之路需要高管的战略思考和允诺。私募和风投基金管理者需应运接受这一革新挑战,并将其视为可助力提升现代化、数字化的绝佳机会;以此为契机,成为科技型基金管理公司并脱颖而出。欢迎抱有此长远愿景的基金领导团队大胆创新,从现在开始,为未来做好准备。

_____________________________________________________

作者:Jessie Juan
联合创始人&合伙人 – 苏州宽腾科技有限公司
邮件:jessie.juan@quantium.pe

1024 576 宽腾科技
开始打字